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Lisboa, 1 de abril de 2020 Após os últimos acontecimentos, nos quais o Governo de Portugal declarou o estado de emergência para proteger a saúde e segurança dos cidadãos e conter a expansão do COVID-19, nunca antes os ambientes VICA (Voláteis, Incertos, Complexos e Ambíguos) e a transformação digital fizeram tanto sentido.

Enfrentar uma situação como a atual, em que circunstâncias externas inesperadas forçam a sociedade e, consequentemente, as organizações a adotar novas medidas em tempo recorde, pode ser uma oportunidade para descobrir até que ponto a tecnologia é um aliado imprescindível, que permite que as empresas ultrapassem novos desafios e continuem com as suas atividades de negócio, mesmo nas circunstâncias mais adversas.

Nesta situação, na qual a função de Recursos Humanos assume um papel de liderança, a fim de garantir a segurança dos seus colaboradores e a continuidade dos seus negócios, a tecnologia e, especificamente, as soluções SaaS (software as a service), são um excelente parceiro que pode ajudar as empresas a adaptarem-se de forma rápida e flexível às necessidades deste novo contexto de incerteza.

Neste contexto, a Meta4, fornecedor líder mundial de soluções tecnológicas para a gestão de processamentos salariais e Recursos Humanos,apresenta cinco aspetos chave que, neste contexto, as áreas de Recursos Humanos podem promover nesta situação graças às soluções Cloud:

  1. Assegurar a continuidade do negócio: em situações delicadas como a que estamos a experienciar, o alinhamento dos RH e colaboradores com as necessidades dos seus clientes é fundamental para a sobrevivência das organizações. E, neste contexto, no qual se exige à organização uma engrenagem perfeita, as soluções Cloud permitem que colaboradores e colegas de RH acedam a dados e informações atualizadas a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel, desde que este cumpra alguns requisitos básicos. Tal permitirá às empresas continuarem a prestar os seus serviços graças ao teletrabalho, desde que a natureza do seu negócio o permita. Além disso, este tipo de solução em nuvem garante a segurança dos processos, por ser o fornecedor o responsável por manter todas as informações da empresa, independentemente do dispositivo ou do colaborador que acede.
  1. Garantir a continuidade dos processos de RH mais críticos: não há dúvida de que a gestão de processamento salarial é um dos processos mais críticos para a área de RH e para as empresas. Então, este processo é garantido graças à externalização da plataforma tecnológica com um fornecedor e parceiro confiável que possui planos de segurança e contingência para garantir a continuidade das operações. No atual contexto de incerteza, ter uma solução SaaS permitirá que as organizações garantam um aspeto tão importante, como o pagamento dos salários aos seus colaboradores.
  1. Assegurar o cumprimento das normas: Outra das vantagens que deriva da constante evolução das soluções Cloud é a atualização permanente, questão que garante a conformidade regulatória de todos os processos de Recursos Humanos, como por exemplo, e no caso das empresas portuguesas, o cumprimento da mais recente alteração de apoios de estado para as organizações e colaboradores que exige que as empresas giram o tempo e as atividades de trabalho dos seus colaboradores. E, mesmo que não tenha mudado nada com a declaração do estado de emergência, é necessário que as empresas continuem a cumprir esta obrigação. A possibilidade de habilitar uma transferência virtual de um Portal do colaborador ou aplicação móvel, bem como a possibilidade de declarar as horas trabalhadas pelos colaboradores, são duas opções que, graças a uma solução Cloud de RH, as organizações podem continuar a realizar. Por outro lado, ter este tipo de solução permitirá que as empresas se adaptem rapidamente a eventuais novas medidas como consequência do estado atual de alerta, como a alteração legal relacionada com o pagamento de salários, que podem surgir em curso da situação atual.
  1. Garantir a continuidade dos processos estratégicos: graças à permanente evolução funcional e tecnológica das plataformas SaaS, todos os clientes podem ter as mais recentes inovações e melhores práticas do mercado, que este tipo de plataformas multi-clientes estão a incorporar com base nas suas exigências e necessidades. Neste sentido, e uma vez ultrapassada esta situação, pensemos em como dispor deste tipo de ferramentas inovadoras pode permitir às organizações continuar a gerir processos estratégicos para seus negócios, como a seleção – através de entrevistas em vídeo, evitando riscos desnecessários – ou como, graças às soluções de e-learning, os funcionários podem continuar a aceder aos seus programas de formação durante este período sem ter que interromper os seus planos de desenvolvimento, com o possível custo que tal implicaria para as empresas
  1. Garantir a segurança e privacidade na gestão de processos de RH e pagamentos de salários: a externalização da gestão de riscos e delegar a especialistas o design da segurança, supervisão e cumprimento de políticas e padrões reconhecidos no mercado auditados por terceiros e evidenciados mediante certificados de segurança de qualidade.